Yritykset ja tilikaudet

• Ensimmäisen ammatinharjoittajan ja tilikauden perustaminen
• Edeltävältä tilikaudelta siirtyvät tiedot
• Tietojen siirto vanhasta systeemistä
• Tapahtumien siirto tekstitiedostoon
• Hakemiston puurakenne - ammatinharjoittajien ja tilikausien hallinta

Ohjelmalla voidaan hallita yhden tai usean ammatinharjoittajan kirjanpitoa - tai pitää erillistä kirjaa yhden ammatinharjoittajan eri aputoiminimistä. Tilinpäätöksessä eri aputoiminimien kirjanpidoista voidaan tarvittaessa tuottaa yhdistetty tuloslaskelma.

Esimerkissä perustetaan toiminimi "Paavon praktiikka" ja sille tilikausi 2004:

1. Napsauta hiirellä päävalikosta Perustiedot ja valitse sieltä Yritykset ja tilikaudet.
2. Kirjoita kenttään ammatinharjoittaja haluamasi toiminimi ja paina Lisää uusi. Perustamasi toiminimi ilmestyy vasemmalla olevaan hakemistopuuhun (talon kuva).
3. Luo tilikausi syöttämällä nelinumeroinen vuosiluku kenttään kausi ja paina Tallenna uusi tilikausi.
4. Lisätty tilikausi tulee näkyviin hakemistopuuhun toiminimen alle. Kun ensimmäinen tilikausi on perustettu, ohjelma sallii pääsyn päävalikon valintoihin Kirjaus, Raportit, Graafit ja Tilinpäätös.

• Tilikausien aloitus- ja päättymispäivä rajaavat aikavälin, jonka sisään tositteiden vientipäiväysten on osuttava.
• Tilikausi voidaan lukita tilinpäätöksen jälkeen. Lukitun tilikauden tositteita ei voi muuttaa poistamatta ruksia lukituslaatikosta.
• Poistoprosenttia tarvitaan poistolaskelmassa. Prosentin suuruuden määrää verotuslainsäädäntö - ohjelman valmistumihetkellä yrityksillä on oikeus vähentää 25% käyttöomaisuutensa kirjanpitoarvosta tilikauden lopussa.
• Harmaat kentät Käyttöomaisuus, Vaihto-omaisuus, Varaukset ja ALV siirtyvät seuraavan tilikauden alkuarvoiksi. Normaalisti ohjelma laskee ne tallennetuista vienneistä tilinpäätösajojen yhteydessä, mutta ne voidaan tarvittaessa syöttää myös käsin. ALV-kenttä tulee näkyviin vain arvonlisäverovelvollisten ammatinharjoittajien tilikarttaa käytettäessä.

Animoitu esimerkki: kirjanpidon perustaminen.

Jos Tilikirja 3:een perustettava tilikausi ei ole ammatinharjoittajan ensimmäinen, täytyy edeltävältä tilikaudelta tallentaa muutama päätösarvo systeemiin uuden tilikauden lähtöarvoiksi.

• Luo kuluvaa tilikautta vuotta vanhempi tilikausi. Jos kuluva kausi on vaikkapa 2004, niin perusta tilikausi vuodelle 2003.
• Syötä edellisen vuoden tilinpäätöstietojen mukaan käyttöomaisuuden, vaihto-omaisuuden ja varausten arvo. Mikäli toiminimi on arvonlisäverovelvollinen, niin syötä ALV-kenttään edellisen tilikauden negatiivinen ALV miinusmerkkisenä tai ALV-verovelka positiivisena.
• Lukitse tilikausi. Käsin syötetyt päätösarvot nimittäin nollautuvat ajettaessa tilinpäätösajoja, kun kaudelta puuttuvat tositteet! Tilikausi on hyvä lukita muutenkin aina, kun tilinpäätös on tehty. Lukitus on tarvittaessa helppo avata ottamalla rasti pois lukitusruudusta.
• Tallenna tiedot.

Animoitu esimerkki: edellisen tilikauden luominen.

On mahdollista siirtää kirjanpidon viennit Tilikirja 2:sta Tilikirja 3:een. Ennen siirtoa täytyy Tilikirja 3:een perustaa ammatinharjoittaja ja luoda tilikausi, johon tositteet siirretään.

• Luo vanhalla Tilikirjalla siirtotiedosto.
• Paina uudessa Tilikirjassa painiketta Lue tositteet tiedostosta ja valitse valintadialogista luomasi siirtotiedosto.
• Vastaanottavassa Tilikirja 3:ssa vientien tuonti sallitaan vain sellaiseen tilikauteen, jossa ei ole ennestään tositteita. Toisin sanoen, jos tilikaudelle on tallennettu vaikkapa yksikin tosite, pysyy lukupainike harmaana.

Animoidut esimerkit: tositteiden siirto Tilikirja 2:sta tekstitiedostoon ja tositetiedoston lukeminen Tilikirja 3:een

Tilikauden viennit voidaan kirjoittaa tekstitiedostoon seuraavasti:

• Valitse erotinmerkki laatikosta. Erottimen avulla esim. taulukkolaskenta osaa jakaa tiedot sarakkeisiin.
• Paina uudessa painiketta Kirjoita tositteet tiedostoon.
• Vastaa avautuvalle tallennusdialogille, minkä nimiseksi tiedostoksi tapahtumat tallennetaan.

Toiminimet ja tilikaudet on ohjelmassa koottu Windowsin resurssinhallinnasta tutuksi puurakenteeksi. Tilikirja3 luo puun oksista alihakemistot kansioon nimeltä data. Datakansio sijaitsee samassa hakemistossa, johon ohjelmatiedosto tilikirja.exe on asennettu.

1. Klikataan aluksi hakemistopuussa talon kuvalla varustettua solua. Nimenmuutos onnistuu kirjoittamalla kenttään ammatinharjoittaja korvaava nimi ja painamalla Tallenna nimenmuutos.
   Painikkeella Lisää uusi perustetaan uusi toiminimi, kun taas painike Poista tuhoaa valitun toiminimen tilikausineen.
2. Kunkin toiminimen tilikaudet saat näkyviin/piilotettua painamalla taloikonin vasemmalla puolella näkyvää plus- tai miinusmerkkiä.
3. Uuden tilikauden lisääminen onnistuu napsauttamalla jonkun olemassaolevan tilikauden kirjakuvaketta. Kun kenttään kausi näppäillään vuosiluku, jota ei löydy hakemistopuusta, ohjelma ymmärtää kyseessä olevan uuden tilikauden avauksen. Tällöin Tallenna -painikkeen teksti muuttuu muotoon Tallenna uusi tilikausi. Valitun tilikauden poistaminen onnistuu painikkeella Poista tilikausi.