Kirjanpitovelvollisten on noudatettava hyvää kirjanpitotapaa. Hyvä kirjanpitotapa edellyttää kirjanpidossa asiaankuuluvaa huolellisuutta, riittävää tarkkuutta ja selvyyttä sekä totuudenmukaisuutta. Selvyys merkitsee sitä, että kirjanpidon tiedot ovat helposti ja oikein luettavissa ja tarkistettavissa. Totuudenmukaisuus puolestaan vaatii sitä, että kirjanpidon perusteet ja eri erien sisällöt ovat oikein merkityt ja riittävän tarkasti esitetyt. Tuloslaskelmasta tulee käydä selville, miten tilikauden tulos on muodostunut.
Ammatinharjoittaja ei ole velvollinen pitämään kahdenkertaista kirjanpitoa. Ammatinharjoittaja saa aikaan toiminnallaan palveluksia, jotka tuottavat tuloa. Tuloista kertyy kassamaksuja. Palvelusten aikaansaamiseksi tarvitaan oman työpanoksen lisäksi mm. aineita, tarvikkeita, koneita ja eräitä palveluksia, joista syntyy menoja. Menoista aiheutuu kassastamaksuja. Yhdenkertaisessa kirjanpidossa liiketapahtumia ovat ammattitoimintaan kohdistuvat:
Edellä mainittujen liiketapahtumien järjestelmällinen muistiin merkitseminen on yhdenkertaisen kirjanpidon vähimmäisvaatimus. Yhdenkertaisessa kirjanpidossa ei kirjata pääomasijoituksia ja palautuksia (esim. lainojen lyhennyksiä) eikä laadita tasetta.
Yhdenkertaisessa kirjanpidossa liiketapahtumat kirjataan maksuperusteella. Meno ja tulo kirjataan silloin, kun maksu tapahtuu. Saadut palkkiot merkitään kirjanpitoon tuloksi silloin, kun suoritus on saatu. Esimerkiksi käteismaksu kirjataan sille päivälle mille kuitti on kirjoitettu, kun taas tilisiirrot, pankkikorttisuoritukset jne. vasta silloin, kun raha on saapunut pankkitilille. Vastaavasti ostolasku voidaan merkitä kirjanpitoon vasta silloin, kun se on maksettu.
Kirjausten on perustuttava kuitteihin, laskuihin tai muihin tositteisiin. Menotosite on yleensä ulkopuolisen antama. Myös pankin tiliote riittää, jos siitä käy selvästi ilmi, mistä suorituksesta tai maksusta on kyse. Menojen osalta näin ei yleensä ole, vaan tarvitaan erillinen tosite, josta käyvät ilmi kaikki kirjanpidon osalta tarpeelliset tiedot. Mikäli sellaista ei saada, on kirjanpitovelvollisen se itse laadittava ja allekirjoitettava. Tulotositteet muodostuvat palkkiokuittien, tilisiirtotositteiden tms. jäljennöksistä tai tietokoneohjelman yhteenvetotulosteista.
Tositteeseen on merkittävä tai siitä on käytävä selville
Amatinharjoittajan tulee tointaan hoitaessaan perimistään palkkioista tai sen maksuerästä antaa palkkion tai maksun suorittajalle verohallituksen, tai milloin kysymyksessä on sairausvakuutuslaissa tarkoitettu lääkärinpalkkio, kansaneläkelaitoksen vahvistamalle lomakkeelle kirjoitettu kuitti. Kuitin jäljennös jää tulotositteeksi.
Tositteen on oltava alkuperäinen. Lisäksi on varmistauduttava siitä, että sama liiketapahtuma ei tule kirjatuksi kahdesti ja että kaikki liiketapahtumat tulevat kirjatuiksi. Tositteeseen tehtävien merkintöjen on oltava selviä ja pysyviä. Verotusta varten on tarpeellista, että menotositteista taikka niiden liitteistä käy selville hankittujen tarvikkeiden ja käyttöomaisuushyödykkeiden vastaanottoajankohta.
Matkalaskuihin on liitettävä tarkka matkan selvitys matkan liittymisestä ammatinharjoittamiseen sekä tarkka ohjelma.
Edustuslaskujen liitteenä tulee olla selvitys edustustilaisuuden tarkoituksesta sekä läsnäolijoista.
Leasingmaksut kirjataan kirjanpidossa vuokrakuluksi.
Vientikirjaus käsittää tositenumeron, päiväyksen, tilin, selityksen ja euromäärän. Merkinnät tehdään selvästi ja pysyvästi. Niitä ei saa poistaa eikä tehdä epäselviksi.
Yhdenkertaisessa kirjanpidossa liiketapahtumien kirjaamispäivä on sama kuin maksun suorittamispäivä. Kirjaukset tehdään aika- ja asiajärjestyksessä sekä päiväkohtaisesti. Jokaisen päivän maksutapahtumat on kirjattava erikseen omille tileilleen yhdistämättä niitä muiden päivien maksuihin. Saman päivän maksutapahtumat kirjataan joko kukin erikseen tai yhdistettynä. Kuitenkin samaan kirjaukseen voidaan yhdistää vain samalle päivälle kuuluvia maksutositteita, jotka asiallisesti ovat samanlaatuisia, esimerkiksi samana päivänä maksetut tarveainelaskut voidaan merkitä kirjanpitoon yhtenä kirjauksena. Kassaan ja kassastamaksuja ei saa yhdistää siten, että vain nettosumma kirjattaisiin.
Käteissuoritukset tulisi kirjata kirjanpitoon viivytyksettä päiväkohtaisesti. Käytännössä tämä ei kuitenkaan yleensä ole mahdollista, koska muita tositteita ei pysty sijoittamaan kirjanpitoon aikajärjestyksessä ennen pankin tiliotteen saapumista. Muut tapahtumat saa kirjata kuukausikohtaisesti neljän kuukauden kuluttua kalenterikuukauden päättymisestä. Käytännössä olisi kuitenkin paras kirjata kuukauden tapahtumat heti, kun ko. kuukauden tiliote on saatu.
Ammatinharjoittajan tilikausi on kalenterivuosi. Siltä laadittava tilinpäätös käsittää:
Tilinpäätös on laadittava helmikuun loppuun mennessä. Veroilmoitus verovuodelta (tilikaudelta) on annettava maaliskuun loppuun mennessä.
Ammatinharjoittajan tuloslaskelmaan merkitään saadut tulot sekä mahdollinen tavaroiden ja palvelusten oma käyttö tuotoiksi. Kuluina vähennetään riittävästi eriteltyinä maksetut menot, korot, poistot ja verot. Vastaavasti käyttöomaisuuden hankintamenot vähennetään poistoin.
Tilinpäätös on päivättävä ja kirjanpitovelvollisen on se allekirjoitettava. Päiväys ilmaisee tilinpäätöksen valmistumisajankohdan. Kirjanpidon tulosteet (päiväkirja, pääkirja ja tositeluettelo) nidottuina, tuloslaskelma ja tilinpäätökseen liitetyt luettelot sekä tositteet on säilytettävä kuusi vuotta tilikauden päättymisestä lukien. Tilikirjat ja tositteet on säilytettävä alkuperäisinä ja järjestettyinä.